Zeiterfassung

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TopKontor Zeiterfassung – die einfache und intuitiv bedienbare Bürosoftware, die Zeit und somit bares Geld spart!

Einfach und intuitiv bedienbar – so ist die Software TopKontor Zeiterfassung. Und damit lässt sich Zeit und somit bares Geld sparen. Gleichzeitig ist einer undurchsichtigen Zettelwirtschaft endlich ein Ende gesetzt. Die Software aus dem Haus blue:solution software GmbH bringt jede Menge Vorteile mit: Mit der Personalzeiterfassung werden die Kommen- und Gehen-Zeiten minuten- ja sogar sekundengenau erfasst. Die Projektzeiterfassung verhindert, dass Projekte in Zukunft aus dem Ruder laufen und Kalkulationen sowohl für den Unternehmer, als auch für den Kunden verlässlich bleiben. Die Zutrittskontrolle sorgt dafür, dass nur die Mitarbeiter mit Zutrittsbefugnis bestimmte Gebäudekomplexe betreten dürfen. Und mit der mobilen Zeiterfassung wird Personal- und Projektzeiterfassung transportabel und kann bequem von unterwegs aus erfolgen.

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TopKontor Zeiterfassung – Viel für kleines Geld

Die Software macht Zeiterfassung im Unternehmen zu einem Kinderspiel. Kompakt bringt TopKontor Zeiterfassung für jeden die passenden Vorteile mit:

  • Einfach bedienbar
  • Bis zu 500 Mitarbeiter
  • Mobile Zeiterfassung
  • Schnittstelle Warenwirtschaft
  • Kostenlose App
  • Schnittstelle Lohn
  • Geeignet fürs Büro
  • Geeignet für die Produktion/Werkstatt

Mit der passenden Hardware – hochmoderne Zeiterfassungsterminals – entlastet die Software die Personalabteilung eines Unternehmens. Digitale Fehlzeiten werden mit dem Fehlzeitenplaner erfasst und grafisch aufgearbeitet. Auf Knopfdruck spürt das Fehlerprotokoll auf, wenn einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen einmal vergessen haben, ihre Kommen- und Gehen-Zeit zu erfassen.

Komfort pur: In einem Rutsch erfasst und bucht die Gruppenbuchung eine Mitarbeitergruppe. Und einen übersichtlichen Monatsabschluss erhalten Unternehmen mit dem Urlaubs- und Zeitkonto. Flexibel bleiben: Unterschiedlich vereinbarte Lohnarten sowie Schicht- oder Zeitmodelle behält die Software für die Lohnbuchhaltung im Blick. Die Personaleinsatzplanung bringt einen digitalen Monatskalender mit, der ebenfalls einen Überblick verschafft. Am Ende können mit dem Reportgenerator Berichte und Auswertungen individuell erstellt werden. Und namhafte Schnittstellen bilden das Fenster zur (Software-)Welt, übermitteln Lohnarten an Lohnprogramme oder den Steuerberater.

Schnittstellen

TopKontor Zeiterfassung bringt Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen und Schnittstellen zu Lohnprogrammen mit. Automatisch verbindet sich das Programm über diese Schnittstellen mit anderen Softwareprodukten und tauscht Daten aus, die für das reibungslose sowie komfortable Arbeiten mit der Bürosoftware wichtig sind. Die Anwender müssen dabei nicht aktiv werden.

Aber auch die Datenübernahme über eine Universalschnittstelle ist möglich. Dazu sollte das Fremdsystem diese Daten als CSV- oder Excel-Datei exportieren können. Anschließend wird über die Universalschnittstelle die Datei in TopKontor Zeiterfassung importiert.

Schnittstelle Lohn

Die automatische Verknüpfung von zwei Softwareprodukten vereinfacht die alltägliche Arbeit. Doppelte Eingabe und somit doppelte Arbeit werden vermieden. TopKontor Zeiterfassung ist über Schnittstellen zu gängigen Lohnprogrammen verbunden und das auf Knopfdruck.. Der Anwender muss keine weiteren Handlungen vornehmen um die Löhne, die per Lohnart berechnet wurden, an das Lohnprogramm oder den Steuerberater zu übergeben. In nur wenigen Sekunden werden die Daten übermittelt. Folgende Schnittstellen sind in der Software TopKontor Zeiterfassung integriert:

• DATEV Lodas
• DATEV Lohn & Gehalt
• Microtech büro+
• SelectLine Lohn & Gehalt
• Lexware
• GDI
• BPS
• Universal
Fast jedes Lohnprogramm bietet eine Text-Schnittstelle zum Import von Daten aus der TopKontor Zeiterfassung. Ist ein anderes Lohnprogramm im Einsatz, kann diese per Universal-Schnittstelle angebunden werden.

Schnittstelle Warenwirtschaft

Die Schnittstelle Warenwirtschaft in der Software TopKontor Zeiterfassung ermöglicht es, dass bei einer Auftragsdatenerfassung die Vorgänge aus der vorhandenen Warenwirtschaft übernommen werden können. Das erspart die doppelte Eingabe von Vorgängen und somit doppelte Arbeit. Völlig automatisch, also ohne eine Aktivität des Anwenders, tauscht TopKontor Zeiterfassung die Daten mit Warenwirtschaftssystemen aus. Wird ein neuer Vorgang in der Warenwirtschaft angelegt, steht dieser in nur wenigen Sekunden in der Software Zeiterfassung zur Verfügung. Gebuchte Zeiten können auf Wunsch auch an den Vorgang zurück übergeben werden. Dass gleich zwei verschiedene Systeme im Einsatz sind, bleibt dank der Automatik völlig unbemerkt. Folgende Schnittstellen sind in TopKontor Zeiterfassung integriert:

• Selectline Warenwirtschaft
• Microtech büro+
• Sage HWP
• Hapak
• TopKontor Handwerk
• Meisterbüro
• Imhotep
• Universal MS SQL
Die MS-SQL Unischnittstelle ermöglicht es, alle auf MS-SQL-Server basierenden Datenbanken an die ZEF anzubinden, z.B.• SelectLine
• 42 Software
• SAP
• Navision
• etc.  

Fingerprint in der Zeiterfassung

Vorangetrieben von dem Wunsch, eine eindeutige und sichere Datenerfassung zu gewährleisten, hat sich in den Bereichen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle die Fingerprint-Technologie durchgesetzt. Damit gehören Ausreden „Ich habe meine Karte vergessen und konnte meine Zeit nicht stechen“ der Vergangenheit an, denn ein Finger kann nun einmal nicht vergessen werden.

Aber wie funktioniert das genau? Die Identifizierung erfolgt anhand von Minutien des Fingerabdrucks. Minutien sind die Endungen sowie Verzweigungen der Papillarleisten des menschlichen Fingerabdrucks und sind ein zufälliges Ergebnis des Wachstumsprozesses. Ein spezieller Algorithmus bringt diese Minutien in eine mathematische Form. Dieses Ergebnis wird dann beispielsweise im Lesegerät oder in einer Datenbank abgelegt.

Nahezu jedes Terminal lässt sich mit der Fingerprint-Technologie ausstatten. Diese im Gerät oder in der Datenbank gespeicherten Fingerprint-Daten der Personen in einem Unternehmen ermöglichen eine einfache und schnelle Erkennung. Möchte ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit erfassen, wählt dieser die gewünschte Funktion am Terminal aus. Nun wird er aufgefordert, sich zu identifizieren: Je nach Gerätetyp muss dieser dann seinen Finger einfach nur kurz auf den Sensor auflegen oder drüber ziehen und in nur einer Sekunde wird der Mitarbeiter erkannt. Sollte der seltene Fall auftreten, dass die biometrischen Merkmale einer Person nicht vernünftig identifiziert werden können, kann ein Fallback-System eingeführt werden. D. h. der Mitarbeiter kann sich alternativ per Eingabe einer ID+PIN oder mit Chipkarte identifizieren.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Erkennung sind saubere Hände. Sobald Schmutz wie z. B. Fett o. ä. am Finger haftet, ist eine eindeutige Erkennung nicht mehr gewährleistet. Daher sollte der Fingerprint nach Möglichkeit in einem „sauberen“ Bereich eingesetzt werden, beispielsweise in der Verwaltung oder einem Büro. Alternativ kann auch für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ein Handvenenleser eingesetzt werden.

Handvenenleser in der Zeiterfassung

Neben der Fingerprinterkennung können Zeiten mit Hilfe eines Handvenenlesers erfasst und Zutritt damit kontrolliert werden. So funktioniert’s: Das Venenmuster seines Menschen ist ebenso einmalig sowie individuell und verändert sich Zeit seines Lebens nicht – genau wie sein Fingerabdruck. Wird die Hand vor einen Handvenenerkennungssensor gehalten, senden die Infrarot-LEDs Nah- Infrarotstrahlen in Richtung Handflächen und das sauerstoffarme Blut in den Venen absorbiert die Infrarotstrahlen stärker, als das umgebende Gewebe. Von diesem Venenmuster wird ein Bild gemacht, dass in ein Template umgewandelt wird. Diese wird mit einem zuvor hinterlegten Template abgeglichen. Stimmt es überein, erhält die Person Zutritt oder dieser Person werden die Kommen- und Gehenzeit zugeordnet.

Hardware – Terminals

Damit die Software TopKontor Zeiterfassung Daten zur Verarbeitung bekommt, braucht es Hardwareprodukte, die in Kombination den Ansprüchen an eine moderne Zeiterfassung gerecht werden kann. Hier setzt das Unternehmen blue:solution software GmbH auf eine enge Kooperation zu den Unternehmen Datafox GmbH und PCS Systemtechnik GmbH. Personalzeiterfassung, Projektzeiterfassung und Zutrittskontrolle werden mit den Datafox Produkten Datafox EVO 2.8 , PZE-Master IV basic, Datafox EVO 4.3 und PZE Master IV sowie mit den Terminals der PCS Systemtechnik GmbH INTUS 3105 und INTUS 5300 NT zum Kinderspiel. Gleichzeitig passt sich diese Hardware den Anforderungen einer Branche an. So gehören Datafox EVO 2.8, Datafox EVO 4.3 und INTUS 5300 NT eher in den Bereich Verwaltung und Büro, die Terminals PZE-Master IV basic, PZE Master IV und INTUS 3105 in den Bereich Produktion sowie Werkstatt. Alle Terminals zeichnen sich durch hochwertige sowie verlässliche Technik, anschauliches Design und einfache Bedienbarkeit aus. Wenn die Hardware den Weg ins Unternehmen findet, hat blue:solution software GmbH die Terminals mit der Software TopKontor Zeiterfassung vorkonfiguriert und auf ihre Funktionalität hin getestet. Fix und fertig können die Terminals und die TopKontor Zeiterfassung gleich zum Einsatz kommen.

Datafox GmbH

Datafox EVO 2.8

Der Preisbewusste

Elegant schwarz und gleichzeitig einfach in der Bedienung kommt das Zeiterfassungs- und Zutrittsterminal Datafox EVO 2.8 von Datafox GmbH daher. Das Terminal richtet sich an preisbewusste Kunden und findet seinen Platz in Büro sowie Verwaltung. Das Datafox EVO 2.8 unterstützt Zeiterfassung, Auftragszeiterfassung und Zutrittskontrolle an bis zu acht Türen im Unternehmen. Schnell ermittelt die modernste Technik die Daten und überträgt sie zuverlässig an die Software TopKontor Zeiterfassung.

 

Das Gehäuse bringt die Maße 200 x 109 x 85 Millimeter mit. Das hochwertige strapazierfähige Kunststoffgehäuse passt sich wunderbar an die Unternehmensumgebung an. Über das Touchscreen-Display können Informationen manuell eingegeben werden. Über das Farb-LCD-Display erfolgt die Kommunikation mit dem Anwender.

Datafox EVO 4.3

Das Multitalent

Vielfältige Optionen machen das Multifunktionsterminal Datafox EVO 4.3 zu einem Allrounder für Büro und Verwaltung. Personal- und Betriebsdatenerfassung sowie die Zutrittskontrolle an bis zu acht Türen sind für das Multitalent ein Kinderspiel. Schnell und exakt werden die Daten erfasst und an die Software TopKontor Zeiterfassung übermittelt.

 

Der zeitnahen Abrechnungen, Kalkulation und Auswertung steht somit nichts mehr im Weg. Personenbezogene Informationen wie Urlaub, Stundenkonto etc. werden direkt erfasst. Darüber hinaus hat das Datafox EVO 4.3 einen hochwertigen Aluminiumrahmen, ein beleuchtetes Logofeld und eine Echtglasfront mit LED-Blacklight sowie kapazitivem Touch. All das wurde im Gehäuse mit den Maßen 266 x 144 x 95 Millimeter verbaut. Wählen können Interessierte hier zwischen einem Standard-Tastatur-Layout für PZE und BDE oder einer benutzerdefinierter Tastatur aus kapazitivem Glastouch.

PZE Master IV basic

Das Robuste

Mit dem Datafox PZE-Master IV basic entfällt das Führen von Erfassungszetteln in Zukunft völlig: Auf Basis des Datafox Embedded-Systems werden Daten schnell und exakt erfasst. Diese Daten aus dem Bereich der Personal- sowie Auftragszeiterfassung und der Zutrittskontrolle werden dann an die Zeiterfassungssoftware TopKontor Zeiterfassung übermittelt.

 

Hier stehen sie dann zur Auswertung und für die Personalbuchhaltung bereit. Das Datafox PZE-Master IV basic ist robust und deshalb gut geeignet für die Werkstatt. Das Terminal findet mit seiner Größe von 280 x 130 x 50 Millimetern Platz in jedem Türbereich. Das austauschbare Logo gibt Unternehmen die Möglichkeit, das Terminal entsprechend zu kennzeichnen. Über die Softkeytasten mit einer Zuordnung über das Display kann das Datafox PZE-Master IV basic mit Informationen gefüttert werden.

PZE Master IV

Das Große

Das gute Zusammenspiel mit der Software TopKontor Zeiterfassung machen das Terminal für Personal- und Auftragszeiterfassung sowie Zutrittskontrolle in einem Unternehmen unersetzbar. Exakt und schnell werden die Daten über die handlichen Chips, die Platz an einem Schlüsselbund finden, erfasst und an die Software zur weiteren Verarbeitung geleitet. Minimaler Zeitaufwand erfordert es, die Daten in der Personalbuchhaltung auch ohne Zettelwust aktuell zu halten. Das robuste Auftreten macht das Datafox PZE Master IV zu einem tollen Zeiterfassungshelfer in der Werkstatt.

 

Mit einer Größe von 360 x 130 x 70 Millimetern gehört es noch nicht zu den Schwergewichten und kann über Ösen platzsparend an der Wand montiert werden. Der integrierte Transponderleser kann nicht nur Lesen, sondern auch Schreiben und über die Softkeytasten mit einer Zuordnung über das Display können Informationen manuell eingegeben werden.

PCS Systemtechnik GmbH

PCS INTUS 5300

Das Quadratische

Im INTUS 5300 findet mordernste Technik auf kleinstem Raum Platz. Dezent und im Design unverwechselbar, gleichzeitig auf eine ergonomische Bedienbarkeit ausgerichtet, findet das Terminal Platz in jedem Unternehmen. Die schräggestellte Anzeigen- und Tastatureinheit vermiedet unliebsame Spiegelungen und erlaubt eine entspannte Bedienung für Groß und Klein. Das MagicEye ist nicht nur ein Eyecatcher, es signalisiert unübersehbar den Status. Grünes Licht zeigt dem Nutzer, dass er sich im System befindet, das rote LED-Licht, dass er nicht akzeptiert ist – nur ein flüchtiger Blick genügt. Die beheizte Anzeige macht sogar den Einsatz im Freien möglich. Gewaltsames Öffnen wird mit einer Alarmierung erschwert.

 

Quadratisch und praktisch: Das INTUS 5300 hat die Maße 170 x 170 x 109 Millimeter. Mit der zuverlässigen Software TopKontor Zeiterfassung und dem schicken Design von INTUS 5300 macht Zeiterfassung Spaß.

PCS INTUS 3105

Das Einsteigermodell

Vom Unternehmen PCS Systemtechnik GmbH ist das INTUS 3105 das perfekte Einsteigerterminal für die Personal- und Projektzeiterfassung sowie Zutrittskontrolle in der Werkstatt, aber auch in der Büroumgebung. Ausgestattet ist das Terminal mit einem integrierten Zutrittsleser und einer Ethernet-Schnittstelle mit TCP/IP. Die weiße Optik macht das Terminal zu einem Hingucker. Das helle Display mit der robusten Folientastatur sorgt für höchsten ergonomischen Bedienkomfort.

 

Das Terminal INTUS 3105 hat die Maße 300 x 140 x 40 Millimeter und zeigt in einem Character Display mit LED-Blacklight wichtige Informationen an. Im Zusammenspiel mit der Software TopKontor Zeiterfassung werden Daten somit zuverlässig erfasst und ausgewertet.